Электронная транспортная накладная, или ЭТрН, используется при перевозке грузов автомобильным транспортом. Она подтверждает заключение договора перевозки и содержит сведения о грузе, участниках перевозки, автомобиле, водителе, местах погрузки и доставки.
С 1 сентября 2026 года транспортные накладные для большинства таких перевозок необходимо оформлять в электронном виде. Документ проходит через ГИС ЭПД, а грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель последовательно заполняют и подписывают свои части.
Что такое ЭТрН и ГИС ЭПД
ЭТрН выполняет те же основные функции, что и бумажная транспортная накладная, но существует в виде структурированного электронного документа. Данные в нее вносятся по мере прохождения отдельных этапов перевозки.
Документы передаются в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. Оператором государственной системы является Минтранс России.
При этом компании не работают с ГИС ЭПД напрямую. Обмен организован через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов — операторов ИС ЭПД. Через их сервисы участники создают, получают и подписывают ЭТрН, а необходимые сведения передаются в государственную систему.
Для кого ЭТрН обязательна с 1 сентября 2026 года
Требование об электронном оформлении касается участников автомобильных грузоперевозок, в которых составляется транспортная накладная. Основные стороны такого документооборота:
- грузоотправитель;
- перевозчик;
- грузополучатель.
С 1 сентября 2026 года электронный формат применяется также для заказов и заявок на автомобильную перевозку. Закон предусматривает отдельные случаи, когда документы допускается оформлять на бумаге.
Дополнительного переходного периода после 1 сентября 2026 года законодательством не установлено. При этом Минтранс сообщил о нештрафуемом периоде до 1 марта 2027 года: при выявлении бумажного документа вместо обязательного электронного участника перевозки в этот период не должны штрафовать. Это не отменяет обязанности перейти на ЭТрН с 1 сентября 2026 года.
Что требуется для работы с электронными транспортными накладными
Для начала электронного обмена нужно выбрать оператора ИС ЭПД из действующего реестра и подключить подходящий сервис. Контрагенты при этом могут пользоваться услугами разных операторов: между информационными системами поддерживается обмен документами.
Также потребуется электронная подпись. Способ подписания зависит от участника, его полномочий и используемого сервиса. Необходимо заранее определить, кто в организации будет создавать и подписывать документы, а также обеспечить доступ сотрудникам, которые работают с перевозками.
Отдельный этап — подготовка компьютеров и программного обеспечения. Может потребоваться установка компонентов для электронной подписи, настройка браузера, сертификатов и сервисов оператора. Поэтому регистрация в системе ЭТрН должна сопровождаться проверкой рабочего места и тестированием обмена документами до начала реальных перевозок.
Комментарий Максима Демеша — на согласование
«При переходе на ЭТрН лучше проверять не только сам доступ к сервису оператора, но и весь рабочий сценарий: вход сотрудника, электронную подпись, создание документа и его отправку. Тогда технические проблемы выявляются до первой реальной перевозки».
Как работать с ЭТрН
В стандартной перевозке участвуют грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Каждый из них оформляет свою часть документа после соответствующего события.
1. Грузоотправитель создает ЭТрН
До передачи груза перевозчику отправитель формирует начальную часть транспортной накладной. В нее вносятся сведения об участниках перевозки, грузе, автомобиле, водителе, пунктах погрузки и выгрузки и другая необходимая информация.
После заполнения документ подписывается электронной подписью и передается через оператора ИС ЭПД. Сведения поступают другим участникам и в ГИС ЭПД.
2. Перевозчик принимает груз
После погрузки перевозчик подтверждает получение груза. В соответствующей части ЭТрН фиксируется факт его приема к перевозке.
Если при погрузке обнаружены расхождения или другие обстоятельства, которые необходимо зафиксировать, они отражаются в электронных документах в установленном порядке.
3. Грузополучатель принимает груз
В пункте назначения получатель проверяет доставленный груз и оформляет свою часть ЭТрН. Так фиксируется результат приемки.
При расхождениях по количеству грузовых мест, состоянии груза или других параметрах соответствующие сведения также вносятся в документы.
4. Перевозчик подтверждает выдачу
После передачи груза получателю перевозчик завершает основную последовательность электронного документооборота со своей стороны.
Кроме стандартного сценария существуют дополнительные операции. Например, в ходе перевозки может измениться пункт доставки, водитель или транспортное средство. Электронный формат позволяет фиксировать такие изменения отдельными файлами обмена без оформления новой бумажной накладной.
Как водитель предъявляет ЭТрН при проверке
Возить с собой распечатанный экземпляр электронной транспортной накладной не требуется только потому, что инспектор может запросить сведения о перевозке.
Для электронного документа формируется идентификатор, по которому можно получить необходимые сведения. При дорожной проверке данные ЭТрН могут предъявляться в электронном виде, в том числе с использованием QR-кода. Информация о документе проверяется через государственную систему.
Поэтому перед выпуском автомобиля в рейс необходимо убедиться, что водитель знает, где в используемом приложении или сервисе найти сведения для предъявления ЭТрН.
Что учитывать при переходе на ЭТрН
Подключение к электронным накладным затрагивает сразу несколько участников одной перевозки. Даже если грузоотправитель полностью подготовил свою систему, документооборот будет зависеть также от готовности перевозчика и грузополучателя.
До начала постоянной работы стоит проверить обмен с основными контрагентами, назначить сотрудников с необходимыми полномочиями и протестировать типовую перевозку от создания ЭТрН до ее завершения. Это позволяет заранее выявить проблемы с доступом, электронной подписью или настройкой программного обеспечения.
